Abakus Logo Abakus' statutter
Vedtatt for første gang på ekstraordinær generalforsamling 29. januar 1980.
Sist endret ved ordinær generalforsamling 12. februar 2021.
Dokumentet kan lastes ned her.

Definisjoner

Simpelt flertall

Kandidat til valg eller forslag som ligger til grunn har flere stemmer enn de andre kandidatene/forslagene.

Alminnelig flertall

Forslag som ligger til grunn har enighet blant flere enn 50% av stemmene til de tilstedeværende stemmeberettigede.

Kandidat til valg har enighet blant flere enn 100% delt på (antall plasser + 1) av stemmene til de tilstedeværende stemmeberettigede.

Kvalifisert flertall

Kandidat til valg eller forslag som ligger til grunn har enighet blant flere stemmer enn 2/3 av stemmene til de tilstedeværende stemmeberettigede.

Absolutt 50 % flertall

Kandidat til valg eller forslag som ligger til grunn har flere stemmer enn 50 % av stemmene til de stemmeberettigede.

Absolutt 2/3 flertall

Kandidat til valg eller forslag som ligger til grunn har flere stemmer enn 2/3 av stemmene til de stemmeberettigede.

Preferansevalg

Preferansevalg defineres som typen Enkel Overførbar Stemme hvor alle stemmeberettigede utreder en prioritert liste over kandidatene/forslagene de ønsker å stemme for. Valget foregår så automatisk i iterasjoner der enten:

  1. alternativ(er) med nok stemmer blir valgt

  2. alternativ(er) med færrest stemmer elimineres

Ved valg eller eliminasjon vil henholdsvis overflødige eller fulltallige stemmer som hadde alternativet rangert øverst bli overført til neste alternativ på prioriteringslisten. Dette gjøres til antall plasser er fylt.

Foreningens navn

Foreningens navn er Abakus.

Foreningens formål

Foreningens formål er å gi studenter ved linjene Datateknologi og Kommunikasjonsteknologi og digital sikkerhet ved NTNU veiledning i studiesituasjonen, arrangere kurs som utfyller fagtilbudet ved NTNU, fremme kontakten med næringslivet og bidra med sosiale aktiviteter.

Foreningens logo

Foreningens logo bestemmes av Generalforsamlingen. Enhver endring av logoen skal derfor godkjennes av Generalforsamlingen ved kvalifisert flertall.

Foreningens offisielle logo skal alltid benyttes på fane og diplomer. Foreningens navn og/eller logo skal alltid benyttes på medaljer.

Medlemskap

Alle nåværende masterstudenter innenfor studieprogrammene Datateknologi og Kommunikasjonsteknologi og digital sikkerhet ved NTNU Campus Gløshaugen har adgang til å bli medlemmer av foreningen. Denne gruppen vil heretter refereres til som primærmålgruppen. Hovedstyret har ansvar for å informere om, og legge til rette for, innmelding av nye medlemmer.

Medlemmer som har deltatt på Listingløpet betegnes som formaterte, andre medlemmer som uformaterte. Formaterte og uformaterte medlemmer har samme rettigheter.

Hovedstyret kan, hvis spesielle grunner tilsier det, tillate andre å bli medlemmer. Dette gjelder primært de studenter ved andre fakulteter og linjer som har data- og kommunikasjonsteknologi som hovedfag.

Medlemskontingent

Abakus har ingen medlemskontingent.

Æresmedlemskap

Har noen innlagt seg særlige fortjenester for foreningen, eller utmerket seg på annet vis, kan Hovedstyret innby vedkommende som æresmedlem av Abakus. Et æresmedlem skal ha vært, eller fortsatt være, en stor ressurs for foreningen og skal ha lagt mer jobb til gode for foreningens medlemmer enn det som er forventet.

Foreningens arrangementer

Om rettigheter ved foreningens arrangementer

For foreningens arrangementer er det fortrinnsvis medlemmer som har tilgang, men ansvarlig komité kan gi tilgang til øvrige.

Bedkom og Fagkom arrangerer presentasjoner og faglige arrangementer for alle i primærmålgruppen.

Kun foreningens medlemmer har stemmerett ved arrangementer der dette er aktuelt.

Eventuelle inngangspenger på arrangementer fastsettes av komiteen(e) som er ansvarlig(e) for arrangementet, men Hovedstyret kan overstyre denne beslutningen.

Abakus skal årlig arrangere:

Abakus skal arrangere jubileum hvert femte år etter 1977. Det skal årlig settes inn penger på en egen jubileumskonto. Beløpet bestemmes av Hovedstyret.

Generalforsamling

Om generalforsamlingen, innkallinger og frister

Generalforsamlingen er Abakus sitt høyeste organ og skal avholdes minst én gang i året.

Ordinær generalforsamling skal finne sted i siste uka av februar, men kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig.

Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles når Hovedstyret eller minst ti -10- av foreningens medlemmer krever det.

Enhver generalforsamling bekjentgjøres minst én -1- måned i forveien, med nyhet på foreningens nettside. Det skal også promoteres for generalforsamlingen.

Hovedstyret skal i forkant av valget lyse ut alle stillinger i Hovedstyret innad i Abakus minst én -1- måned før generalforsamlingen. Søknad fra interesserte kandidater leveres Hovedstyret to -2- uker før generalforsamlingen. Kandidater til Hovedstyret skal ha vært medlem i Abakus i minst tre -3- måneder i forkant av valget.

Forslag til endring av statuttene skal være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før annonsert generalforsamling. Hovedstyret skal informere om alle mottatte forslag på generalforsamlingen.

Komiteene må ha sine komiteledere klare minst to -2- uker før ordinær generalforsamling. Komiteledere skal velges ved et årlig valg internt i hver enkelt komité.

Saksliste og sakspapirer skal være tilgjengelig for foreningens medlemmer minst én -1- uke før annonsert generalforsamling. Dette innebærer publisering på foreningens nettside.

Beslutningsdyktighet

En beslutningsdyktig generalforsamling defineres ved et fremmøte på minimum tretti -30- medlemmer. Minst fire -4- fra Hovedstyret og minst to -2- fra Fondsstyret plikter å møte på generalforsamlingen, samt minst to -2- medlemmer som ikke sitter i Hovedstyret fra hver komité.

Alle foreningens medlemmer er stemmeberettigede.

Dersom ikke annet er nevnt i statuttene, avgjøres en avstemning i Generalforsamlingen ved alminnelig flertall.

Vedtak fattet av en generalforsamling kan bare annulleres av en generalforsamling.

Under generalforsamling tillates ikke bruk av fullmakt ved stemmegivning.

Statuttendringer

Statuttendringer krever kvalifisert flertall ved en generalforsamling.

Vedtatte statuttendringer trer i kraft i det generalforsamlingen heves.

Generalforsamlingen har til enhver tid mulighet til å gjøre redaksjonelle endringer i statuttforslag.

Hovedstyret har til enhver tid myndighet til å gjøre redaksjonelle endringer i Abakus sine statutter. Eventuelle endringsforslag må offentliggjøres 2. april eller 1. oktober.

Hovedstyret må redegjøre for de endringer de har gjort ved å offentliggjøre disse på foreningens nettside. Dersom et medlem av Abakus gir skriftlig uttrykk til Hovedstyret innen to -2- uker om at en endring ikke ivaretar statuttens opprinnelige intensjon, må endringen behandles på generalforsamling. Endringer som ikke blir disputert i løpet av denne perioden trer i kraft to -2- uker etter offentliggjøringen.

Generalforsamlingen kan ikke overstyre statuttene, med mindre det er annonsert på forhånd som beskrevet i §8.3.6.

Dersom et av Abakus’ medlemmer ønsker å overstyre en statutt under generalforsamlingen må dette ønsket være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før generalforsamlingen. Ønsker om overstyring av en statutt under generalforsamlingen må på forhånd opplyses om i sakspapirene. Hver enkelt overstyring skal stemmes over under generalforsamlingen og må godkjennes ved kvalifisert flertall.

Valg

Samtlige stillinger i Hovedstyret velges av Generalforsamling ved alminnelig flertall. Valget avholdes med Preferansevalg (jfr. §0.6). Blanke stemmer teller og kan underkjenne kandidatene.

Hvis ingen kandidater oppnår alminnelig flertall kan generalforsamlingen foreslå nye kandidater til valg. Dersom ingen kandidat får flertallet av stemmene må Hovedstyret stille en eller flere ny(e) kandidater innen én -1- uke. Ekstraordinær generalforsamling skal finne sted senest to -2- uker etter det underkjente valget. Tidsfrister for ordinært kandidatvalg gjelder ikke i dette tilfellet.

Kandidater som har stilt til Hovedstyret og blitt underkjent av generalforsamlingen, enten ordinær eller ekstraordinær, kan ikke stille til samme verv på nytt før neste ordinære generalforsamling.

Tilstedeværende stemmeberettigede kan komme med benkeforslag på kandidater til stillinger som skal velges på generalforsamlingen fra og med generalforsamlingen er satt, til avstemning holdes for den aktuelle stillingen. Benkede kandidater kan velge å ikke stille til valg.

Komiteene har mulighet til å innstille kandidater til stillingen som gruppeansvarlig for sin respektive komite.

Øvrig om generalforsamlingen

Hovedstyret skaffer en utenforstående revisor. Denne reviderer alle foreningens regnskap for siste regnskapsår (spesifisert i § 10.1) før ordinær generalforsamling på våren. Kassererne legger fram resultatet til foreningens godkjennelse på generalforsamlingen.

På ordinær generalforsamling skal det sittende Hovedstyret legge fram en redegjørelse for foreningens aktiviteter siden siste ordinære generalforsamling.

Det nye Hovedstyret trer i kraft fra og med én -1- måned etter det blir valgt, men datoen kan flyttes opp til to -2- uker hvis Hovedstyret ser dette som hensiktsmessig.

Hovedstyret skal legge frem referat fra generalforsamlingen. Referatet skal legges fram senest én -1- uke etter generalforsamlingen og skal publiseres på foreningens hjemmeside.

Bare generalforsamlingen kan opprette og nedlegge komiteer. Forslag om dette skal være Hovedstyret i hende minst to -2- uker før annonsert generalforsamling. Hovedstyret skal offentliggjøre dette senest én -1- uke før generalforsamlingen finner sted. Forslag skal inneholde en begrunnelse for opprettelsen/nedleggelsen. Dersom en komité skal opprettes skal forslaget også inneholde en beskrivelse av komiteens tenkte virke.

Generalforsamlingen kan med alminnelig flertall opprette, endre og oppløse etiske retningslinjer for Abakus.

Organisasjon og verv

Om Abakus

Abakus består av:

Ingen kan pålegges verv uten samtykke.

Komiteene er gruppert i følgende grupper:

Abakus skal ha etiske retningslinjer som beskriver etisk praksis, og definerer hvilke regler og forventninger Abakus har til oppførsel. De etiske retningslinjene gjelder for samtlige medlemmer av Abakus.

Hovedstyret

Hovedstyret er Abakus øverste organ etter generalforsamlingen og skal styre Abakus i henhold til statuttene.

Foreningens Hovedstyre består av leder, nestleder, økonomiansvarlig og de gruppeansvarlige. Ingen som innehar stilling i Hovedstyret kan sitte som leder i noen komité.

Nestleder er, med leders samtykke, leders stedfortreder i leders fravær.

Vedtak som fattes på Hovedstyrets møter krever absolutt 50 % flertall. I tilfelle stemmelikhet har foreningens leder dobbeltstemme.

Hovedstyret kan etter behov nedsette utvalg for å avlaste Hovedstyret på særskilte områder eller oppgaver. Retningslinjer og vedtekter for utvalgene fastsettes av Hovedstyret, og utvalget svarer til Hovedstyret. Hovedstyret redegjør for utvalgets virksomhet i forbindelse med årsberetningene (jfr. § 8.5.2).

Hovedstyret skal føre fullstendige referater fra alle sine styremøter. Disse skal fremlegges på foreningens nettside senest én -1- uke etter møtet. Hovedstyret kan utelate informasjon fra referatene dersom de finner det hensiktsmessig.

De gruppeansvarlig har ansvaret for forsvarlig drift av sine respektive komiteer (jf. §9.1.3). Nestleder fungerer som gruppeansvarlig for Diverse-gruppen.

Abakus’ fond

Abakus skal ha et fond adskilt fra Hovedstyret. Fondet heter Abakus’ fond og forvaltes av Fondsstyret.

Abakus’ fonds formål er å gi Abakus en økonomisk trygghet og sørge for at Abakus sitt økonomiske overskudd fordeles rettferdig på nåværende og fremtidige medlemmer av Abakus.

Fondsstyret består av et ordensmedlem, en tidligere økonomiansvarlig fra Hovedstyret, et tidligere medlem av Hovedstyret og tre Abakus-medlemmer. Ingen av Fondsstyrets medlemmer kan ha aktive verv i Hovedstyret. To av de tre Abakus-medlemmene skal ikke være medlemmer som innehar tittelen æresmedlem, ordensmedlem eller tidligere Hovedstyre-medlem.

Valg til Fondsstyret gjennomføres på samme måte som valg til medlemmer av Hovedstyret (ref. § 8.4).

Vervet i Fondsstyret varer to år. Tre av stillingene er til valg hver ordinære generalforsamling.

En oppløsning av fondet kan kun skje dersom et enstemmig fondstyre og generalforsamlingen ved kvalifisert flertall stemmer for. Ved oppløsning skal fondets investeringer selges, og stå uberørt på en høyrentekonto i tre -3- år, dette for å oppfordre til gjenopptak av fondet. Dersom det går tre -3- år etter oppløsningen uten at fondet blir gjenopptatt, tilfaller fondets midler Hovedstyret.

Kasserere

Kasserer i den enkelte komité er ansvarlig for den økonomiske styringen til komiteen, og sørger for at komiteen holder seg innenfor de økonomiske rammene satt av budsjettet. Vedkommende sitter som ansvarlig for at driften er forsvarlig.

Hvis kasserer i en komité avslutter sitt verv før regnskapsårets slutt, skal Hovedstyret sørge for at regnskapet sluttføres og godkjenne det før påtroppende kasserer overtar.

Alle kasserere må underskrive en bindende kassereravtale med foreningen før tiltredelse i vervet.

Hovedstyret skal velge en vara for økonomiansvarlig i Hovedstyret blant kassererne eller tidligere økonomiansvarlige i Hovedstyret.

Undergrupper og interessegrupper

Undergrupper er økonomisk og administrativt underlagt Hovedstyret. Nestleder i Hovedstyret har ansvaret for gruppene. Undergruppene administrerer sine egne opptak.

Interessegrupper er økonomisk og administrativt underlagt backup. Medlemskap i interessegruppene skal være tilgjengelig for alle Abakus-medlemmer.

Økonomi

Regnskapsåret i Abakus går over ett -1- år, fra og med 1. januar til og med 31. desember.

Om budsjett

Budsjettet for det kommende året må fastsettes innen utgangen av det inneværende året. Budsjettet må godkjennes på et budsjettmøte. Hovedstyret skal disponere foreningens midler i samsvar med dette budsjettet.

Minst én representant fra hver komité samt leder og økonomiansvarlig i Hovedstyret må være tilstede for at budsjettmøtet er beslutningsdyktig.

Hovedstyret har mulighet til å revidere budsjettet for høsten, mellom 1. mai og 1. september. Denne endringen kan ikke redusere det budsjetterte overskuddet til Abakus med mer enn fem -5- prosent.

Eventuelt overskudd Abakus oppnår skal overføres til Abakus’ fond når regnskapet er ferdig revidert og godkjent av Generalforsamlingen. Overskuddet skal overføres innen 1. april. Hovedstyret kan holde igjen inntil hundre tusen - 100 000 -, dersom de ser det som hensiktsmessig.

Hovedstyret har ikke myndighet til å godkjenne søknader over 10 000 kr utenfor oppsatt budsjett.

Statutter

Statuttene skal til enhver tid være tilgjengelig for alle medlemmer på foreningens nettsider. Foreningens statutter ble vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 29. januar 1980, og har blitt endret ved generalforsamlinger siden. Siste endringsdato skal stå på forsiden av statuttdokumentet.